Partiamo subito da una premessa: per avere un magazzino che funzioni nel migliore dei modi è opportuno organizzare
una logistica che renda fluida ogni operazione e ottimizzi i costi, tenendo sempre in grande considerazione la sicurezza e la riduzione dei rischi. Negli ultimi tempi le aziende stanno ponendo un accento sempre più marcato su questa tematica e sul rapporto con la clientela: l’obiettivo è farlo diventare via via più soddisfacente. Per farla breve, le imprese puntano con decisione al miglioramento della Customer Experience, ovvero del rapporto tra marchio e consumatore, sia nel processo di vendita online che all’interno del punto vendita.
Tuttavia, per raggiungere questo ambizioso target, uno degli aspetti su cui bisogna fare maggiore attenzione è la gestione delle scorte del magazzino, che comportano dei costi non soltanto sull’invenduto o sul non lavorato, ma anche un costo virtuale legato al mancato guadagno per mancanza di prodotto. Quando si verifica uno “stock” in magazzino, che non va a soddisfare la domanda, si parla di “stock-out” o anche “out of stock”. Ma andiamo per ordine.
Generalmente, l’obiettivo di ogni azienda è quello di avere un basso livello delle scorte e al tempo stesso una domanda soddisfacente e costante. Può sembrare un passaggio non decisivo, ma al contrario le politiche adottate da un marchio sulla gestione delle scorte possono avere effetti sulla consegna delle merci ai clienti e ai consumatori finali. Chiaramente la pianificazione delle scorte è diversa a seconda del settore in cui opera l’azienda: nel caso della Logistica, si cerca sempre di adeguare le scorte alle “possibilità” del magazzino, ovvero alle sue caratteristiche fisiche e organizzative. Una corretta pianificazione è utile a far sì che non si verifichino situazioni di “out of stock” o “overstock”, che spesso causano danni economici notevoli all’azienda.
Un cliente che va alla ricerca di un determinato prodotto e si trova davanti uno scaffale vuoto rimane senz’altro molto deluso. Se questa situazione tende a verificarsi di nuovo nel corso del tempo, la delusione si trasforma rapidamente in frustrazione e la Customer Experience, di cui parlavamo prima, diventa fortemente negativa. In poche parole, il cliente verrà spinto ad allontanarsi e a scegliere un’altra soluzione. Quando si verifica l’out of stock, ovvero il mancato guadagno per assenza di prodotto, per un lungo periodo di tempo, il marchio entra in un tunnel che può portare anche al fallimento. Questo perchè va inevitabilmente ad innescarsi una reazione a catena: l’insoddisfazione di una parte della clientela si diffonde sempre più, andando a ledere la reputazione dell’azienda che registrerà un preoccupante calo delle vendite.
Una problematica molto seria, che deve essere affrontata con una gestione del magazzino attenta e qualitativa. E’ necessario anzitutto capire con un certo anticipo il comportamento di acquisto del consumatore, arrivando ad analizzare anche la quantità e la quantità dei prodotti acquistati dallo stesso. Un’analisi decisiva, che permetterà di ottenere un miglioramento nella gestione del rifornimento del punto vendita e dei centri distributivi. Non solo: con questo approccio l’azienda potrà anche ottimizzare le attività promozionali nel corso dell’anno. Infine, una buona soluzione “tampone” può essere quella dell’avere sempre a disposizione delle scorte di sicurezza, note anche come “safety stock”, utili a tamponare i periodici stock-out ai quali un’azienda può andare incontro (ma tenendo sempre presente la durata di vita di un prodotto).
E’ proprio la “previsione” del comportamento del Customer la “chiave” per far sì che un’azienda non venga interessata non solo dalle problematiche riguardanti l’out of stock, ma anche delle noie causate dall’overstock, che è sostanzialmente la situazione inversa: una pianificazione delle scorte non troppo efficace può comportare anche un “surplus” della merce in magazzino. Il risultato è che i prodotti non sono soggetti a rotazione e rischiano di rimanere per troppo tempo nel magazzino. Questo comporta una riduzione del valore del prodotto stesso, ma anche un aumento spropositato dei costi logistici, amministrativi e assicurativi.
Anche in questo caso, come per l’out of stock, è indispensabile per l’azienda conoscere in anticipo le “mosse” del cliente, in modo tale da pianificare nel migliore dei modi il riordino degli articoli in promozione e di quelli in assortimento continuativo. Per far sì che le situazioni di out of stock e overstock siano ridotte al minimo e non vadano ad impattare sugli equilibri aziendali, la carta vincente è sempre mettere al primo posto il consumatore, prevedendo le sue necessità e organizzandosi di conseguenza.
